Algunos países ya están reactivando sus operaciones comerciales, como, por ejemplo: en Alemania, ciertas ciudades ya tienen permitido abrir tiendas menores de 800 mts2, siempre y cuando no se encuentren dentro de un centro comercial o espacio cerrado. Estados Unidos, por su parte, ha publicado una lista de las ciudades que ya pueden regresar a las operaciones y cuales deben continuar con el cierre comercial.
Una vez que se reactiven las operaciones, el reto a vencer será el ganar la confianza de los clientes. Para no sufrir contratiempos operativos y el equipo de trabajo, así como los clientes se sientan seguros, debemos considerar tres acciones básicas: Formar un Equipo de Planeación, Crear Protocolos y Adecuaciones al Negocio/Lugar de Trabajo. Esta sección esta dedicada a la Creación de Protocolos.
Creación de Protocolos
Una vez que se ha formado el Equipo de Planeación que lidereará el regreso a actividades, este deberá crear e implementar las Medidas Operativas, que mantendrán la operación protegida, al personal sano y a los clientes tranquilos.
1.- Medidas Básicas de Prevención
El equipo de Planeación deberá crear y capacitar al personal sobre las medidas básicas de higiene personal, si se requiere el uso de equipo de protección como: Tapabocas, gel antibacterial, guantes, así como la frecuencia con que debe efecturase la limpieza del área de trabajo, el lavado de manos y el reemplazo de tapabocas y guantes.
2.- Sanitización y Limpieza
Es recomendable diseñar un calendario de sanitización del lugar de trabajo y del piso de ventas, considerando la exposición de riesgo y tráfico, pudiendo ser una sanitización de emergencia o un servicio programado: diario, semanal, quincena ó mensual.
El equipo de Planeación deberá diseñar, capacitar e implementar un programa de limpieza periódico que considere: botones de elevador, manijas de puertas, escritorios, mesas de comedor, área de caja, ventanillas de servicio, área de fotocopiado, teléfonos, lobby, baños, probadores así como áreas comunes.
Es posible que muchos requieran el contratar un mayor número de personas para llevar a cabo el programa de limpieza y cumplir con el programa en menor tiempo, sin embargo, también puede diseñarse un protocolo de autolimpieza del área de trabajo, así cada empleado mantendrá limpia su área.
3.- Planeación de Accesos
Es necesario crear protocolos de accesos a las instalaciones y piso de venta para: Personal Interno, Proveedores y Clientes, especificando las áreas donde será obligatorio el uso de tapabocas, guantes, gel antibacterial, sanitización de calzado e informar que a partir de ciertas áreas la toma de temperatura es obligatoria, así como es importante anunciar que los accesos serán restringidos a quien no cumpla con estas reglas.
En el caso de proveedores externos que tengan personal en las instalaciones, este deberá adaptarse al protocolo de acceso y limpieza, es importante que el equipo de planeación informe a los proveedores, de las acciones que debe cumplir su personal dentro de las instalaciones. Es posible que el personal externo que realiza actividades en las instalaciones, tales como: demostradoras, auditores, consultores, sastres, etc, tengan que cumplir con diferentes reglas de acceso, dependiendo el número de clientes o visitas que realice.
En el caso de las reuniones de trabajo presenciales, se debe informar con anticipación a los invitados de las acciones que deben cumplir para permitirles el acceso a las instalaciones, considerar una sala de juntas de acuerdo al número de asistentes y al espacio de 1.5 mts que debe haber entre cada uno de los participantes, una vez que se termine la reunión, deberá dejarse limpia la sala para próxima junta.
4.- Políticas de Probadores y Devolución
Es posible que durante dos o tres meses, despues de la reapertura, el riesgo de contagio siga latente y algunas prácticas deban modificarse, como por ejemplo las boutiques o tiendas departamentales deben pensar si el área de probadores permanece abierto al público, si se implementa un plan de limpieza exclusivo para el uso de probadores o si se diseña un plan de devoluciones efectivo
5.- Plan de Continuidad y Contingencia
Es una buena práctica diseñar un calendario de regreso escalonado, activando operaciones por etapas, primero: un horario recortado con poco personal, hasta llegar a los horarios habituales de operación con el personal completo.
Es posible que deba pensarse en un plan de contingencia en caso de contagio dentro de las instalaciones, este plan tiene como finalidad dar continuidad a la operación, como por ejemplo: dejar un turno de respaldo y/o proteger a personal clave con acciones como: trabajo presencial dos o tres veces a la semana, plan de transporte privado en lugar de transporte público, etc.
Generar campañas para alentar a los empleados a no presentarse a trabajar si tienen algún síntoma de COVID19, esto nos lleva a pensar en la flexibilidad de dejar establecido un Plan de Home office, así como reglas para prevenir el ausentismo.
El establecimiento de protocolos, no es una tarea fácil y puede irse complicando, se recomienda no perder el foco de lo que realmente importa: mantener la operación salvaguardando la salud de las personas. Las acciones deben concentrarse en: Limpieza y distancia. Los planes deben diseñarse a partir de lo básico y escalar a lo complejo estableciendo prioridades y creando conciencia en los empleados.
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